Département Pharmaceutique

a. Services opérationnels
Le Département Pharmaceutique est actuellement organisé en 4 services, dont un est dirigé par un Pharmacien et trois par les assistants en pharmacie. Les 4 services sont les suivants :
- Le service vente
- Le service assurance qualité 
- Le service dépôt
- Le service de livraison
Les 4 services travaillent en parfaite harmonie sous la supervision du Pharmacien Responsable.
b. Structure du dépôt
Le plan du dépôt assure un flux logique des produits afin d’éviter tout risque de confusion et les dimensions garantissent une bonne conservation des produits pharmaceutiques. Le volume de stockage est de  ± 5000m³ au siège de Goma et de ± 2300 m³ au dépôt relais de Musienene.
Le dépôt du siège de Goma comprend 6 zones distinctes à savoir :
- Une zone de quarantaine ;
- Une zone de stockage ;
- Une zone de vérification des commandes clients ;
- Une chambre forte pour la conservation des substances psychotropes et stupéfiantes ;
- Une zone de stockage des produits pharmaceutiques inflammables ;
- Une chambre froide pour la conservation des produits pharmaceutiques sensibles à la chaleur.
Les zones de stockage sont toutes équipées des thermomètres maxima minima à mercure pour le contrôle et l’enregistrement  de températures.
Toutes les zones de stockage sont également équipées des hygromètres électroniques pour le contrôle et l’enregistrement  de l’humidité de l’air.
La chaîne de froid destinée à la conservation des produits thérmolabiles est   constituée d’une chambre froide a deux compartiments de 35 m³ chacun dont l’un à température positive comprise entre +2°C et +8°C et l’autre à température négative de -20°C. La chambre froide est alimentée par le réseau électrique local et deux groupes électrogènes.
L’entrepôt du dépôt relais de Musienene est également constitué de 3 zones separées à savoir :

Les produits thermolabiles sont conservés à la température comprise entre +2°C et +8°C dans des réfrigérateurs alimentés par de l’énergie solaire. Un contrôle régulier de la température est  fait dans les différentes zones ainsi que dans les réfrigérateurs.
Les produits pharmaceutiques sont rangés sur les étagères en métal et sur les palettes en bois. La classification des produits pharmaceutiques est faite suivant les formes pharmaceutiques et à l’intérieur de celle-ci, une classification par ordre alphabétique est faite en respectant le principe FEFO.
Des extincteurs sont disponibles à l’intérieur et à l’extérieur de l’entrepôt pour lutter contre les éventuels incendies. Ces extincteurs régulièrement entretenus et  une équipe est formée à la pratique anti incendie.
c. Gestion de stock
La gestion de stock est assurée par le progiciel « EXACT ». Ce pro logiciel comporte cinq modules principaux à savoir :

d. Réception
A la réception, les produits pharmaceutiques achetés sont mis à la fois en quarantaine physique et en quarantaine informatique en bloquant les lots.
Les produits pharmaceutiques sont ensuite vérifiés de façon systématique suivant les spécifications décrites dans le cahier d’appel d’offres et les quantités commandées.
En cas de conformité, les lots sont libérés et les produits sont transfdans les zones de stockage.
En cas de non conformité, les produits sont isolés et une réclamation écrite est faite au fournisseur dans les 72 heures qui suivent.